Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár kiemelt figyelmet fordít az általa kezelt – több tízezer egykori hallgatóra, valamint több ezer volt munkavállalóra vonatkozó – személyes adatok, továbbá a jogelőd egészségügyi intézményeiben keletkezett egészségügyi adatok jogszerű, szabályozott, átlátható és visszakereshető kezelésére. A levéltár tevékenysége során biztosítja az adatok védelmét, valamint az ügyfél- és kutatószolgálat során olyan eljárásokat és megoldásokat alkalmaz, amelyek megfelelnek a hatályos adatvédelmi szabályozásoknak.
Az európai uniós általános adatvédelmi rendelet (GDPR – General Data Protection Regulation) 2018. május 25-től Magyarországon is közvetlenül hatályba lépett, és valamennyi adatkezelőre – így a Szegedi Tudományegyetemre is – kötelező érvényű szabályokat ír elő. A Szegedi Tudományegyetem a GDPR-ral összhangban saját egyetemi Adatvédelmi Szabályzatot alkotott meg, amelyet a Szenátus fogadott el. E szabályzat részletesen meghatározza az adatkezelés rendjét, az érintettek – különösen az egykori hallgatók, munkavállalók, illetve egészségügyi ellátásban részesült személyek – jogait, valamint az adatkezelés jogalapját és annak feltételeit. Szabályozza továbbá az adatok továbbításának kereteit mind az egyetem szervezeti rendszerein belül, mind külső megkeresések esetén.
A személyes adatok védelme érdekében a Szegedi Tudományegyetem adatvédelmi tisztviselőt (DPO – Data Protection Officer) nevezett ki, aki tanácsaival, állásfoglalásaival és oktatási tevékenységével támogatja az egyes szervezeti egységek, így a levéltár adatkezelési munkáját, és biztosítja az érintettek jogainak érvényesülését.
Az SZTE adatvédelmi tisztviselője:
Dr. Lajkó Dóra
Cím: Szegedi Tudományegyetem, Rektori Hivatal, Adatvédelmi Iroda
6720 Szeged, Dugonics tér 13., III. emelet, 304. szoba
Telefon: +36 (62) 342-376 vagy +36 (62) 544-000 / 2376
E-mail: dpo@szte.hu
Az SZTE egészségügyi karaira és intézményeire – ahol egészségügyi dokumentáció és betegadat-kezelés is történik – külön Egészségügyi Adatvédelmi Szabályzat vonatkozik. A különösen érzékeny egészségügyi és az ezekhez kapcsolódó személyes adatok védelmét az egyetem egészségügyi adatvédelmi tisztviselője felügyeli.
A levéltár az adatkezelési és adatvédelmi kötelezettségek teljesítése során annak érdekében, hogy a levéltári nyilvántartások védelme, a kutatásbiztonság, valamint az iratok kiadásának szabályozott rendje teljes összhangban legyen az érvényes hazai és európai adatvédelmi előírásokkal szorosan együttműködik az egyetemi adatvédelmi tisztviselőkkel.