1. Általános rendelkezések
1.1 Bevezetés
A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény szerint az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár Gyűjtőköri Szabályzata (továbbiakban: Szabályzat) az alábbiak szerint került megállapításra.
1.2 A Szabályzat célja
A gyűjtőköri szabályzat célja, hogy meghatározza a levéltár által gyűjtendő iratok körét, valamint a levéltári anyag forrásértékének gazdagítása céljából történő gyűjtőmunka módszereit a maradandó értékű iratok levéltárba adása tekintetében.
1.3. Az utasítás hatálya
Az utasítás hatálya a levéltár állományába tartozó levéltári munkavállalókra terjed ki.
1.4 A levéltári gyűjtőkör fontosabb jogszabályi alapjai
A levéltár gyűjtőkörét az alábbi jogszabályi helyek szabályozzák:
- a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) 13., 13/A, 14. §-a
- a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet (a továbbiakban: EMMI Rendelet) 14., 15. §-a
1.5 A gyűjtendő iratok lelőhelyei
A levéltár gyűjtőkörébe tartozó maradandó értékű iratok a Szegedi Tudományegyetem szerveinél, magánszemélyeknél, testületeknél, szervezeteknél, köz- vagy egyéb gyűjteményekben is előfordulhatnak. A levéltár feladata az e körbe tartozó iratok felkutatása, és azok összegyűjtésére irányuló törekvés.
1.6 A gyarapítás szempontjai
- A gyarapítás általános szempontjai:
- A gyarapítás bármely módja során – átadás, vásárlás, ajándékozás, letétbe történő átvétel, csere, másolat készítése – ügyelni kell arra, hogy a szerves egységet képező irategyüttesek lehetőleg a korábban kialakult egység megbontása nélkül kerüljenek a levéltárba.
- A levéltár gyűjtőköre az anyag hordozója szempontjából minden levéltárban megőrizhető típusra kiterjed (pl. papír, audiovizuális, digitális, tárgyi emlék, stb.).
- A gyarapítással kapcsolatos döntés meghozatala előtt meg kell vizsgálni, hogy
- az adott irat mennyiben gazdagítja, bővíti a levéltár kutatási lehetőségeit,
- fűződik-e az irategyütteshez bármilyen adatvédelemmel kapcsolatos jog,
- fűződik-e az irategyütteshez bármilyen szerzői jog,
- szükséges-e az iratok fertőtlenítése, restaurálása, ha igen, mekkora annak várható költsége.
- A gyarapítás részletes szempontjai
- A levéltár elsősorban arra törekszik, hogy maradandó értékű irategyütteseket vegyen át. Emellett azonban gyűjti a maradandó értékű szálas iratokat is, terjedelmi korlátozás nélkül.
- Gyűjtés pertinencia szerint
A levéltár
- az irat keletkezésének ideje alapján a Szegedi Tudományegyetem valamely szervezetének vagy annak jogelődjének alapításához, működéséhez, megszűnéséhez kapcsolódó korszakok anyagait gyűjti,
- az irat típusa szerint elsősorban az írott, másodsorban a képi, mozgóképi és hanganyagokat gyűjti,
- dokumentumtipológiai szempontból bármely típusú iratot gyűjt,
- az iratok nyelve alapján a nem magyar (pl. latin) nyelvű iratokat is gyűjti.
- Gyűjtés proveniencia szerint
- Magánszemélyek iratanyaga: olyan kiemelkedő személyek (professzorok, oktatók, alumnusok stb.) hagyatékai, akiknek munkássága vagy szellemisége kapcsolódik a Szegedi Tudományegyetem valamely szervezetéhez, vagy annak jogelődjéhez.
- Olyan országos vagy helyi jelentőségű egyesületek, testületek, társulatok iratai, melyek kapcsolódnak a Szegedi Tudományegyetem valamely szervezetéhez, vagy annak jogelődjéhez.
1.7 A levéltár számára átadott iratok nyilvántartása
- A levéltárba bekerülő egyetemi iratok esetében az iratátvevő személy (levéltári főigazgató-helyettes) kitöltött, keltezéssel ellátott átvételi jegyzőkönyvet készít (1. számú melléklet). Az átvételi jegyzőkönyv a következő adatokat tartalmazza:
- az iratátadó szerv adatait (az átadást végző személy neve, beosztása, elérhetősége, az átadás időpontja),
- az átadott iratokra vonatkozó adatokat (tárgya, évköre, mennyisége), melyeket a levéltár a vonatkozó jogszabályok szerint kezel.
- Magánszemélytől átvett iratok esetében az iratátvevő személy (levéltári főigazgató-helyettes) kitöltött, keltezéssel ellátott átvételi elismervényt készít (2. sz. melléklet). Az átvételi elismervény a következő adatokat tartalmazza:
- az iratátadó adatait (név, szül. hely és idő, anyja neve, lakcím, telefonszám és / vagy email cím, személyi ig. szám),
- az iratátadó nyilatkozatát arra vonatkozóan, hogy tulajdonosi, haszonélvezői vagy megbízotti minőségben, esetleg egyéb jogcímen adja át az irato(ka)t, azzal, hogy megbízotti minőség esetén a megbízás okirati igazolása mellett a megbízó fenti adatait is közölni kell,
- az irat(ok) átfogó megnevezését, és a terjedelemre, valamint az irat(ok) állapotára (állagára) vonatkozó megállapítható adatokat,
- az irat(ok) levéltárba adásának célját és jogcímét (vétel, ajándékozás, letétbe helyezés).
1.8 Gyarapítás vásárlás útján
- Minden egyes iratvásárlást egyedi mérlegelés és iratbecslés kell, hogy megelőzzön. Ennek keretében a levéltár munkatársai szakmai véleményt formálnak az adott irategyüttesről. A szakmai véleményben állást kell foglalni az 1.6 pontban nevesített körülmények esetleges fennállásáról is. A vásárlásról írásbeli adásvételi szerződést kell kötni a vonatkozó jogszabályok szerint.
- Az adásvételi szerződéshez készített szakmai véleménynek tartalmaznia kell a vásárlás tárgyát képező levéltári anyag címét, évkörét, mennyiségét. A javaslathoz az iratok azonosítására alkalmas jegyzéket kell mellékelni. A javaslat indokoltságáért és szakmai tartalmáért a levéltári főigazgató-helyettes a felelős.
- Az adásvételi szerződés megkötését az írásos javaslat alapján az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár főigazgatója engedélyezi.
1.9 Gyarapítás ajándék átvétele útján
- A levéltár a magánszemélyek által ingyenesen felajánlott és ténylegesen át is adott iratanyagot lehetőség szerint külön szerkesztett ajándékozási szerződéssel, vagy a jelen Szabályzat szerint rendszeresített, kitöltött, keltezéssel ellátott ajándékozási nyilatkozattal (3. számú melléklet) veheti állományába. Az ajándékozási szerződés, illetve az ajándékozási nyilatkozat minimálisan a következő adatokat kell, hogy tartalmazza:
- az iratátadó adatait (név, születési hely és idő, anyja neve, lakcím, személyi igazolvány szám, telefonszám és/vagy email cím), melyeket a levéltár a vonatkozó jogszabályok szerint kezel,
- az iratátadó arra vonatkozó nyilatkozatát, hogy tulajdonosa az átadott iratoknak, és azok per- teher-, és igénymentesek,
- az iratátadó arra vonatkozó nyilatkozatát, hogy a beadott irato(ka)t a levéltárnak térítésmentesen adja át, értük anyagi ellenszolgáltatásra nem tart igényt,
- az iratátadó arra vonatkozó nyilatkozatát, hogy a beadott irato(ka)t a levéltártól a későbbiekben nem követeli, és nem követelheti vissza,
- az iratátadó arra vonatkozó nyilatkozatát, hogy a beadott iratokkal korlátozásmentesen jogosult rendelkezni, a beadott irato(ka)t semmilyen olyan jog, vagy más teher nem terheli, amely kizárná az ajándékozás jogszerűségét, vagy bármiféle korlátot jelentene (külön tekintettel az Ltv. 3/A. és 7/A. §-ában foglaltakra).
- az irat(ok) átfogó megnevezését, és a terjedelemre, valamint a mennyiségre vonatkozó megállapítható adatokat,
- az iratátadó nyilatkozatát arról, hogy az anyagot minden korlátozástól és külön rendelkezéstől mentesen adja át, vagy az iratátadó esetleges kikötéseit, melyekkel az anyag kutathatóságára vonatkozóan tehet akár időbeli, akár személyekhez kötött megszorításokat.
1.10. Gyarapítás csere útján
- A levéltár kiemelt figyelmet fordít a más levéltárakkal kiépítendő kölcsönösen előnyös szakmai kapcsolatokra, ezeknek keretében az iratcsere megvalósítására. Az ilyen aktus keretében mindig egyedi mérlegelésnek kell alávetni az adott irategyütteseket, valamint meg kell vizsgálni, hogy azokat terheli-e bármilyen jog, mely kizárná a csere létrejöttét. A levéltár csak olyan iratanyagot kínálhat föl cserére, amely köziratnak nem minősül és amelyből legalább egy példány másolati példánnyal rendelkezik.
- Iratcserét a levéltár abban az esetben kezdeményezhet, ha a csere tárgyát képező levéltári anyagok értéke között nem áll fenn jelentős különbség, és az anyag megszerzéséhez kiemelten fontos szakmai, tudományos érdek fűződik.
- A csere írásbeli szerződés megkötése mellett történhet. A csereszerződés megkötését a levéltári főigazgató-helyettes által készített írásos javaslat alapján – az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár főigazgatójának jóváhagyását követően – a kulturális és Innovációs miniszter engedélyezi.
- A csereszerződéshez készített javaslatnak tartalmaznia kell a csere tárgyát képező levéltári anyag címét, évkörét, mennyiségét, levéltári jelzeteit, valamint a csere indokolását. A javaslathoz az iratok azonosítására alkalmas jegyzéket kell mellékelni.
1.11 Gyarapítás letétbe helyezés által
- A levéltár az EMMI Rendelet 16. § (1) bekezdése alapján a maradandó értékű magániratot határozott időre szóló írásbeli szerződés alapján letéti megőrzésre átveheti. A letéti megállapodás (4. számú melléklet) megkötésekor egyedi döntés alapján a levéltár az adott letét megőrzéséért, feldolgozásáért, konzerválási vagy restaurálási munkáért és szolgáltatásáért díjat számolhat fel.
- Az EMMI Rendelet 16. § (3) bekezdése alapján a letéti szerződésnek tartalmaznia kell az irat tulajdonosának vagy birtokosának nevét és lakcímét, vagy székhelyét, a letétbe helyezett levéltári anyag fizikai állapotának leírását, valamint az őrzésre, kutatásra, reprodukálásra vonatkozó feltételeket. Indokolt esetben a levéltár az iratok állapotát dokumentáló fotókat és állományvédelmi szakvéleményt is mellékel.
- Az EMMI Rendelet 16. § (4) bekezdése alapján a letétként átvett iratokról a levéltár a letéti szerződés elválaszthatatlan részét képező mellékletben az anyag azonosításához szükséges jegyzéket készít.
- Az EMMI Rendelet 16. § (5) bekezdése alapján a levéltári anyagban a letétbe helyezés előtt történt helytelen kezelés miatt keletkezett károk súlyosbodásáért és az időmúlás következtében beálló kedvezőtlen változásokért a levéltár nem vállal felelősséget.
- Az EMMI Rendelet 16. § (6) bekezdése alapján konzerválási vagy restaurálási munkákat letétként átvett iratokon a levéltár csak a letéttevővel esetenként kötött megállapodás alapján végezhet. A konzerválási és restaurálási munkák költségeinek viseléséről minden esetben az adott megállapodásban kell rendelkezni.
- AZ EMMI Rendelet 16. § (7) bekezdése alapján a levéltár az elektronikus formában tárolt vagy informatikai alkalmazás útján őrzött és letétbe átvett iratok esetében a fent idézett rendelet 19. § (4) bekezdésben előírtak és a letéttevővel kötött megállapodásban foglaltak szerint jár el.
- AZ EMMI Rendelet 16. § (8) bekezdése alapján a levéltár a letétbe helyezett iratokat, ha ezzel kapcsolatban a letéti szerződés különleges kikötéseket nem tartalmaz, a levéltári anyagra vonatkozó általános szabályok szerint őrzi, kezeli, bocsátja a kutatás rendelkezésére, és teszi közzé. Ennek során a letétbe helyezett levéltári anyag rendjét – a levéltári rendszerezés szabályainak megfelelően– megváltoztathatja, a letét egészéről vagy egyes darabjairól saját használatára vagy a kutatók részére reprodukciókat készíthet.
- Záró rendelkezések
2.1 Záró rendelkezések
Jelen Szabályzat 2025. június 1-jén lép hatályba.
Szabályzat 1. sz. melléklete
Szabályzat 2. sz. melléklete
Szabályzat 3. sz. melléklete
Szabályzat 4. sz. melléklete