Levéltári Kutatási Szabályzat

A közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet 43. § (1) bekezdésében foglaltak szerint a Szegedi Tudományegyetem Levéltár Kutatási Szabályzata (továbbiakban: Szabályzat) az alábbiak szerint került megállapításra.

 

1. FEJEZET ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1.1 A Szabályzat célja

Jelen Szabályzat célja, hogy a hatályban lévő jogszabályokkal összhangban szabályozza a Levéltár őrizetében lévő iratok hozzáférésének és kutatótermi használatának rendjét.

1.2 A Szabályzat hatálya

• Jelen Szabályzat személyi hatálya kiterjed minden természetes személyre, aki a Levéltár őrizetében lévő anyagban kutatómunkát végez.
• Jelen Szabályzat tárgyi hatálya kiterjed a Levéltár őrizetében található levéltári anyagra.

1.3 Kapcsolódó jogszabályok, belső szabályozók

• Jelen Szabályzat alkalmazása során különösen az alábbi jogszabályokat, belső szabályozók kell figyelembe venni:

2011. önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.);
2012. a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.);
2013. a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 27/2015. (V. 27.) EMMI Rendelet (a továbbiakban: Rendelet)

 

2. Fejezet KUTATÁSI JOGOSULTSÁG

2.1 Kutatási jogosultság megszerzése

• Bármely természetes személy ingyenesen folytathat levéltári kutatásokat a vonatkozó jogszabályokban és a jelen Szabályzatban foglalt rendelkezések betartásával.
• A kutatási kérelmet a Levéltár által rendszeresített formanyomtatvány (kutatói adatlap) kitöltésével kell benyújtani a levéltári főigazgató-helyetteshez.
• A kutatási kérelem kitölthető és leadható személyesen a Levéltár kutatószolgálatán vagy a Kleblesberg Könyvtár és Levéltár honlapjáról letöltve és a levéltár központi email címére elküldve.
• A kutatási kérelem befogadásával párhuzamosan a Levéltár a tárgyévre vonatkozó és évente megújítható látogatói jegyet állít ki a kutató részére, valamint nyilvántartásba veszi és kezeli a kutató személyazonosító adatait.
• A kutató a látogatói jegy kiadásakor, a kutatás megkezdése előtt kutatói nyilatkozatot ír alá.
• A kutatónak a kutatóterem használatakor be kell jegyeznie magát a Levéltár által rendelkezésére bocsátott kutatói naplóba.

2.2 Kutatási jogosultság elvesztése és az okozott károk megtérítése

• A Levéltár részlegesen vagy teljesen megtagadhatja a kutatási kérelmet vagy visszavonhatja a látogatói jegyet a vonatkozó jogszabály értelmében.
• A kutatási kérelem megtagadásáról, a látogatói jegy visszavonásáról, illetve a kutatás felfüggesztéséről a levéltári főigazgató-helyettes dönt, erről írásban tájékoztatja a kutatót.
• Amennyiben a látogatói jegy visszavonására a kutatásra kiadott iratokban történő kár okozása miatt kerül sor, a Levéltár munkatársai jegyzőkönyvet vesznek fel az esetről.
• A kár megtérítésének vagy enyhítésének, illetve a károkozás megszüntetésének módját a kár nagyságrendjének figyelembevételével a levéltári főigazgató-helyettes határozza meg, szükség esetén szakértők bevonásával.

 

3. FEJEZET A KUTATHATÓ IRATANYAG

3.1 A kutatható levéltári anyag és kutatási korlátozások

• A kutatható levéltári anyagról a Ltv. vonatkozó szakaszai nyújtanak részletes tájékoztatást.
• A személyes adatot tartalmazó levéltári anyag tudományos célú kutatásához szükséges támogató állásfoglalás is.

 

4. Fejezet A KUTATÁS MENETE ÉS RENDJE

4.1 A kutatás helye és ideje

• Kutatás csak a Levéltár kutatótermében, kutatási (nyitvatartási) időben végezhető. A Levéltár itt biztosítja az iratok kutatásra történő előkészítését és kiadását, a kutatást segítő szakmai felügyeletet, a kutatás végzéséhez kapcsolódó adminisztráció teljes körű intézését, az igényelt másolatok készítését.
• Amennyiben a kutatási kérelem benyújtásával egyidőben a kutatás azonnali megkezdése nem lehetséges (a kutatni kívánt anyagtól, a kutatóterem foglaltságától függően), a Levéltár a következő nyitvatartási napra (vagy más egyeztetett napra) előkészíti a kutatni kívánt anyagot.
• A csak anonimizált másolattal kutatható, illetve darabszintű rendezést igénylő iratanyagokat a Levéltár 15 napos határidővel bocsátja a kutató rendelkezésére.
• A Levéltár lehetőséget biztosít a kutatószolgálatra történő előzetes bejelentkezésre is, mivel a kutatóteremben egy időben csak korlátozott számú kutató számára tud kutatási lehetőséget biztosítani.

4.2 A kutatóterem rendje

• A kutatóban nem szabad étkezni, folyadékot fogyasztani.
• A levéltári anyag védelmében a kutatótermében a kutató által kizárólag az alábbi eszközök használhatók: ceruza, radír, jegyzetpapír, laptop, valamint mobiltelefon, tablet és fényképezőgép.
• A kutatóteremben csak olyan személy tartózkodhat, aki viselkedésével és megjelenésével a Levéltár munkatársait és a többi kutatót nem zavarja a munkavégzésben és a szolgáltatások rendeltetésszerű használatában.
• A levéltári anyagban történő kutatás megkezdése előtt a Levéltár munkatársa tájékoztatja a kutatót a kutatás megkezdéséhez szükséges ismeretekről, adminisztrációs teendőkről és a kutatóterem rendjéről, valamint a kutató rendelkezésére bocsátja az iratanyaghoz készített segédleteket (szükség esetén tájékoztat ezek használatának módjáról és tartalmáról).

4.3 A kutatás menete

• A látogatói jeggyel rendelkező kutató levéltári anyagot a kérőlap szabályszerű kitöltésével és benyújtásával igényelhet. A kérőlap helyben, személyesen tölthető ki, illetve a levéltári honlapról letölthető és elektronikusan elküldhető a levéltári központi email címére.
• A Levéltár az egy kérőlapra kiadható levéltári anyag mennyiségét az alábbiak szerint szabályozza:

1. raktári egységenként kikért iratanyag esetén 5 doboz,
2. jegyzőkönyvek, segédkönyvek esetén 10 kötet,
3. anyakönyvi kötetek esetén 5 kötet,
4. jelzetenként kért anyag esetén 10 jelzet.

• A Levéltár minden kutatásra kért raktári és levéltári egységről külön-külön őrjegyet állít ki. amelyet a kiemelt anyag raktári helyén kell őrizni annak visszahelyezéséig. A levéltári anyag visszahelyezésekor az őrjegyet a Levéltár munkatársa áthúzással érvényteleníti.
• Az iratanyag átvételekor a kutató a kérőlapot aláírja, a kutatás befejeztével pedig a Levéltár munkatársa aláírásával igazolja az iratanyag hiánytalan visszavételét.
• A megkezdett kutatás bármikor felfüggeszthető és folytatható, azonban a kikért iratanyagot a Levéltár legfeljebb 10 napig tárolja a kutatóteremben.
• A Levéltár kutatási célból saját levéltári anyagot kölcsönözhet, ennek körét és feltételeit a levéltári főigazgató-helyettes határozza meg.
• A kutató a kölcsönadó intézményhez intézett írásbeli kezdeményezése alapján, a kutatómunka támogatására a Levéltár más levéltárból származó, onnan kölcsönzött iratok kutatását is biztosítja a Levéltár kutatótermében (ebben az esetben a kölcsönözhető iratok tényleges körét és a kölcsönzés feltételeit a kölcsönadó intézmény határozza meg).

4.4 Levéltári anyag közlése, illetve a felhasznált levéltári anyagra való hivatkozás

• Az iratanyag képként történő közzétételének engedélyezése a másolat kifizetésével megtörténik, a közlés feltétele a közölt levéltári anyag pontos jelzetének feltüntetése.
• A Levéltár által őrzött iratanyag felhasználásával készített munkájában a kutató – figyelembe véve a készülő munka műfaja által meghatározott követelményeket – köteles hivatkozni a felhasznált levéltári anyag pontos jelzetére. A levéltári forrásra történő pontos hivatkozáshoz szükséges adatokat a Levéltár munkatársai rendelkezésre bocsátják. A kutató a levéltári források alapján készült publikációjáról a Levéltárat tájékoztatja és – lehetősége szerint – abból egy példányt eljuttat a Levéltár számára.

4.5 Másolatok készítése

• A Levéltár díjazás ellenében az általa őrzött iratanyagról digitális- vagy fénymásolatot készít a levéltári főigazgató-helyettes engedélyével. A kérőlapon pontosan fel kell tüntetni a másolni kívánt iratanyag levéltári jelzetét és a vonatkozó oldal- vagy lapszámot, szükség esetén a Levéltár segítséget nyújt a megjelöléshez.
• A Levéltár tájékoztatja a kutatót a másolat elkészítésének várható időtartamáról, illetve egyezteti az átvétel és a fizetés módját. A megrendelések átfutási ideje legfeljebb 3 munkanap. A másolatok helyben, személyesen vehetők át vagy emailben is megkaphatók. Arról, hogy mely iratok kaphatók meg digitális másolatként, a Levéltár munkatársai nyújtanak tájékoztatást.
• Fénymásolat készítését követően a Levéltár munkatársainak a fénymásolaton fel kell tüntetni a pontos levéltári jelzetet, digitális másolat esetén pedig elektronikus úton kell egyértelműen azonosítani az elkészített másolatot. Nem engedélyezhető másolat készítése abban az esetben, ha az alkalmazott technika veszélyezteti az adott levéltári dokumentum épségét. Különösképpen a savasságtól töredező, illetve viaszpecsétes iratokról, valamint a nehéz, sérült vagy szoros kötésű kötetekről fénymásolat, szkennelt másolat nem készíthető, ebben az esetben a másolat csak fotózással készíthető.
• Az SZTE oktatói, hallgatói, munkatársai számára a Levéltár a másolatokat térítésmentesen bocsátja rendelkezésre.

 

1. Fejezet ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

5.1

Jelen Szabályzat _______________ lép hatályba.