Jogszabályi háttér:

3/1975. (VIII. 17.) KM-PM együttes rendelet a könyvtári állomány ellenőrzéséről (leltározásáról) és az állományból történő törlésről szóló szabályzat kiadásáról

Munkafolyamat-leírás:

2004-ben, az Ady téri épületbe való átköltözéssel létrejött Közép-Európa legnagyobb integrált felsőoktatási könyvtára, amely több mint 70 kisebb-nagyobb kari, intézeti egység összeolvadásával jött létre. A költözésben nem érintett állományok (klinikai, tanszéki, iskolai, kollégiumi gyűjtemények) az egységek kezelésében maradtak, ezek szakszerű kezeléséről – az SZTE Klebelsberg Könyvtár (a továbbiakban: SZTE KK) szakmai útmutatása mellett – az egyes egységek gondoskodnak.

Különféle okok miatt időszakosan szükségessé válik az állományokból történő selejtezés, amely az alábbi standardizált munkafolyamat szerint történik.

0. Előzetes kommunikáció:

• az állomány kezelésével megbízott intézeti munkatárs felveszi a kapcsolatot az SZTE KK fölöspéldányok kezelésével foglalkozó munkatársaival a folospeldany@ek.szte.hu e-mail címen, és jelzi, hogy szeretne selejtezési eljárást indítani.

1. A selejtezendő állományrész kijelölése:

• az állomány kezelésével megbízott intézeti munkatárs kijelöli a selejtezésre szánt dokumentumokat, állományrészeket – továbbra is biztosítva az állomány visszakereshetőségét;
• a selejtre jelölésnek számos oka lehet:
  • természetes elhasználódás
  • tervszerű állományapasztás:
    1. tartalmi elavulás,
    2. az olvasói igény csökkenése miatt fölös példányok keletkeztek,
    3. módosult a gyűjtőkör;
  • egyéb ok:
    1. elháríthatatlan esemény bekövetkezése (vis maior),
    2. bűncselekmény,
    3. behajthatatlan követelés,*
    4. pénzben megtérített követelés,*
    5. megengedhető hiány (káló),*
    6. normán felüli hiány.*

(* csak kölcsönző könyvtárak esetén)

2. A selejtezésre jelölt állományrész listázása:

• az állomány kezelésével megbízott intézeti munkatárs a letölthető formanyomtatványok (lehető legrészletesebb) kitöltésével Excel listát készít a selejtre jelölt dokumentumokról;

VAGY

• ha az érintett dokumentumok egy része/összessége megtalálható az SZTE KK online katalógusában, és a fölöspéldány-jegyzék készítője rendelkezik a megfelelő jogosultsággal, akkor a Corvina integrált könyvtári rendszer ACQ moduljában kell a törlési jegyzéket az arra alkalmas példányok esetében elkészíteni.

3. Engedélykérés – engedélyezés:

• a selejtezést kezdeményező egység (a továbbiakban: Egység) vezetője hivatalos levélben fordul az SZTE KK főigazgatójához, amelyben kéri a selejtezési eljárás engedélyezését, a leveléhez mellékelt (ill. hivatkozott ACQ) törlési jegyzékre vonatkozóan;
• a levelet kérjük elektronikus és nyomtatott formában egyaránt megküldeni a folospeldany@ek.szte.hu e-mail címre és az SZTE KK postai címére (6722 Szeged, Ady tér 10.);
• a törlési jegyzéket MS Office Excel, ill. LibreOffice Calc által kezelhető, táblázatos formátumban kérjük csatolni;
• SZTE KK főigazgatója dönt a selejtezés engedélyezéséről és erről értesíti az Egység vezetőjét. Pozitív döntés esetén tájékoztatja az SZTE kancellárját az eljárás részleteiről.

4. Szakreferensi véleményezés — köröztetés – fölajánlás:

• az SZTE KK megbízott munkatársai kijelölik és bekérik azokat a példányokat, amelyek megtartását és állománybavételét javasolják az SZTE KK számára;
• a megtartásra nem javasolt példányokat a nemzeti könyvtár közreműködésével közgyűjtemények számára ajánlják fel;

5. Továbbhasznosítás:

• az SZTE KK munkatársai bekérik az Egységtől az OSZK, ill. más igénylő által kért köteteket, és közreműködnek azok elszállításában;
• a más módon nem hasznosítható példányok ipari felhasználás céljára történő elszállításáról az Egység gondoskodik.

6. A folyamat lezárása:

• az SZTE KK megbízott munkatársa megküldi az Egység vezetője részére a hivatalos selejtezési engedélyt.

Kapcsolat:

e-mail:  folospeldany@ek.szte.hu
posta cím:
SZTE Klebelsberg Könyvtár
6722 Szeged, Ady tér 10.

Formanyomtatványok:

• Selejt_sablon-folyoirat-v3.xlsx
• Selejt_sablon-v3.xlsx

Folyamatábra:

Intezeti_selejtezes-f_v4.pdf