A szaklevéltárak egyik kiemelt feladata az illetékességi körükbe tartozó szervezetek iratkezelési tevékenységének folyamatos nyomon követése és ellenőrzése. Intézményünk, az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár e kötelezettségének eleget téve rendszeresen ellenőrzi az egyetem szervezeti egységeinek iratkezelési gyakorlatát, különös tekintettel az iratkezelési szabályzatban foglalt előírásokra.
A levéltár illetékessége kiterjed az SZTE teljes intézményi struktúrájára: valamennyi karra, intézetre, központi és kari hivatalra, gazdálkodó szervezetre és háttérintézményre. Az egyes szervezeti egységek iratkezeléséről az egyetem érvényben lévő Iratkezelési Szabályzata rendelkezik, amely ezen a linken érhető el.
(A levéltárra vonatkozó előírásokat az Iratkezelési Szabályzat a 157. oldaltól tartalmazza.)
A levéltár e dokumentum alapján azt vizsgálja, hogy az iratkezelési feladatok végrehajtása megfelel-e a jogszabályi előírásoknak, az egyetemi szabályozásnak, valamint a szakmai követelményeknek.
A selejtezési eljárások során az iratok megsemmisítésének engedélyezését minden esetben az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár végzi az iratkezelési szabályzatban meghatározott megőrzési és selejtezési idők figyelembevételével. A selejtezés megkezdéséhez Iratselejtezési Jegyzőkönyv kitöltése szükséges, amelyet a levéltár ellenőriz és jóváhagy.
[Iratselejtezési jegyzőkönyv – Word formátum (letöltés)]
Az iratok fizikai megsemmisítését vagy elszállítását a Műszaki Igazgatóság Védelmi Részlege szervezi meg, a folyamatot Maksa Ágnes irodavezető koordinálja. A Műszaki Igazgatóság által használt megrendelőlaphoz minden esetben csatolni kell a levéltár által kiállított selejtezési engedélyt is.
[Megrendelőlap iratok elszállításához / megsemmisítéséhez – Word formátum (letöltés)]
A levéltár nemcsak az iratselejtezési eljárásokat felügyeli, hanem az archiválási feladatokban is közvetlenül részt vesz. A helyi megőrzési idő letelte után a szervezeti egységek irattáraiban őrzött, maradandó értékű iratokat a levéltár személyes konzultáció alapján veszi át. Az átvétel Iratátadási Jegyzőkönyv alapján történik, amelyet mindkét fél aláír.
[Iratátadási jegyzőkönyv – Word formátum (letöltés)]
A levéltár munkatársai szükség esetén személyes tanácsadással is segítik az irattározás, selejtezés, iratátadás szabályszerű lebonyolítását. A cél egy egységes, szabályozott, hosszú távon is átlátható iratkezelési rendszer működtetése az egyetemen.