Szervezeti és Működési Szabályzat

A Szegedi Tudományegyetem Klebelsberg Kuno Könyvtára 2019. február 25-én elfogadott Szervezeti és Működési Rendjének módosítása

Elfogadta a Szegedi Tudományegyetem Szenátusa 2025. április 28-án

Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár nyilvános könyvtár, egyetemi könyvtár, tudományos szakkönyvtár, információs központ és levéltár. Alap- és kiemelt feladatait a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló 1997. évi CXL. törvény, a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény, a nemzeti felsőoktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvény, valamint az országos múzeum, az országos szakmúzeum, a nemzeti könyvtár, az országos szakkönyvtár és az állami egyetem könyvtárának kiemelt feladatairól szóló 30/2014. (IV. 10.) EMMI rendelet és a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet határozza meg. Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár a Szegedi Tudományegyetem (a továbbiakban: Egyetem) Szervezeti és Működési Rendjével összhangban a jelen szabályzatban meghatározott módon működik.

Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár Küldetésnyilatkozata

Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár gyűjteményeivel, hagyományos könyvtári tevékenységével, elektronikus tartalom- és információszolgáltatásaival, valamint képzett és elkötelezett személyi állományával az Egyetem oktatási, kutatási feladatait támogató központi szolgáltató intézmény (3. sz. melléklet: Könyvtárhasználati Szabályzat). Nyilvános könyvtárként az Egyetem polgárai mellett felhasználójának tekinti a Dél-alföldi régió polgárait is. Országos feladatkörű szakkönyvtári funkciója mellett hagyományosan hangsúlyos szerepet vállal az innováció területén, valamint a hazai könyvtárügy jelentős szakmai szervezeteiben és projektjeiben.
Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár ellátja a nem selejtezhető, maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának, kutatásának biztosításához szükséges feladatokat.
Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár az Egyetem széles körű oktatási, kutatási és tanulmányi tevékenységét szakértő munkatársai közreműködésén keresztül

1. a hagyományos, illetve a digitális dokumentumok, információforrások dinamikusan fejlesztett gyűjteményeivel;
2. a külső információforrásokhoz való gyors és hatékony kapcsolat biztosításával;
3. a hallgatók, oktatók és kutatók különféle irányultságú céljainak elérését hagyományos könyvtári, illetve elektronikus szolgáltatásaival;
4. szerteágazó információs felületeivel, online tananyagaival, csoportos és személyre szabott konzultációs módszereivel, a könyvtárhasználat és a szakirodalmazás információs technikáival, a tudományos írás alapjainak átadásával, illetve a digitális írástudási készség fejlesztésével kiterjedt módon segíti;
5. ellátja a hatáskörébe tartozó szervezeti egységek iratkezelésének ellenőrzését, jóváhagyja iratkezelési szabályzatát és iratselejtezését;
6. meghatározza az intézmény maradandó értékűnek minősülő iratainak körét;
7. jogosult és kötelezett irattári anyaga maradandó értékű iratainak átvételére;
8. Az Egyetem polgárai számára levéltárlátogatást biztosít, amelynek keretén belül a széleskörű oktatási és tanulmányi tevékenység során megismerkedhetnek a levéltár feladataival, illetve az őrzött iratanyagaival.

Folyamatosan törekszik arra, hogy fejlesztésekkel, új módszerek alkalmazásával a szolgáltatások biztosításához megfelelő szervezetet és a könyvtári, levéltári és információs tevékenységet segítő környezetet, infrastruktúrát alakítson ki és tartson fenn.

I. Általános rész

1. Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár jogállása

Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár az Egyetem központi szolgáltató szervezeti egysége. 2004. december 9. óta integrált egyetemi könyvtárként a korábban az Egyetem egységein belül működött könyvtárak jogutódja. (A jogelődök listáját az 1. sz. melléklet tartalmazza). Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár könyvtári egysége két helyszínen működik, mivel az SZTE Mezőgazdasági Kar Agrártudományi Szakkönyvtár esetében az oktatási, kutatási feladatai, illetve annak földrajzi elhelyezkedése megköveteli a szakirodalomhoz való közvetlen hozzáférést. Ez a kihelyezett egység szerves része a könyvtár információs rendszerének és szolgáltatásainak, állománya és személyi állománya az integrált egyetemi könyvtárhoz tartozik. Az integrációt követően is önállóan működő kari, intézeti, klinikai könyvtárak működési költségeit fenntartóik biztosítják, e könyvtárak munkatársainak munkáltatói jogkörével is a fenntartó egység vezetője rendelkezik.

Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár levéltári egysége az Egyetem információs és kutatási feladatokat ellátó nyilvános tudományos közgyűjteménye. Felügyeletét a főlevéltárosok közül kinevezett vezető szakfelügyelő, illetve a vezető szakfelügyelő által felkért szakfelügyelő, valamint a Kulturális és Innovációs Minisztérium Könyvtári és Levéltári Főosztálya látja el. A Levéltár jogelődje a Szegedi Felsőoktatási Szövetség Juhász Gyula Tanárképző Főiskola Főiskolai Tanácsának 104/1998. (VI. 29.) számú határozata és a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztérium 4.3.1/256/1999. számú engedélye alapján 1999-ben megalapított Juhász Gyula Tanárképző Főiskola Levéltára az Egyetem központi funkcionális egységeként 1999 és 2004. november 30. között, továbbá az SZTE Egyetemi Levéltár az Egyetem Központi Szolgáltató Egységeként 2004. december 1. és 2025. május 31. között működött.

Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár fenntartója a Szegedi Tudományegyetem, működésének pénzügyi fedezetét az Egyetem éves költségvetésében megtervezi. Szakmai és törvényességi felügyeletét a Kulturális és Innovációs Minisztérium látja el. Irányítását a rektor szakmai felügyelete mellett a kancellár végzi. Fejlesztése az Egyetem Intézményfejlesztési Terve alapján történik.

2. Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár azonosító adatai

Hivatalos elnevezése: SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár
Rövidített elnevezése: SZTE KKL
Megnevezése idegen nyelven:

angolul: University of Szeged, Klebelsberg Library and Archives
franciául: Université de Szeged, Bibliothèque et Archives Klebelsberg
latinul: Universitas Szegediensis, Bibliotheca et Archivum Klebelsberg
németül: Universität Szeged, Klebelsberg Bibliothek und Archiv

Székhelye: 6722 Szeged, Ady tér 10.

Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár kihelyezett egységei:

SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár Levéltár (6722 Szeged, Honvéd tér 6.)
SZTE Mezőgazdasági Kar Könyvtára (6800 Hódmezővásárhely, Andrássy u. 15.)
Postacíme: 6720 Szeged, Pf. 393

Domain neve: @bibl.u-szeged.hu; @ek.szte.hu
Honlapja: http://ek.szte.hu

Alapításának időpontja: 1921.

Bélyegzője: kör alakú pecsét, amelyen Magyarország címere körül az „SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár” felirat olvasható.

3. Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár organogramja

4. Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár képviselete

Az intézményt a főigazgató irányítja és képviseli. Megbízását az SZTE Szervezeti és Működési Rendje szabályozza, pályázat alapján az Egyetem kancellárja nevezi ki. A főigazgató felelős azért, hogy az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár betöltse a jelen szabályzatban előírt funkcióit, és hogy az intézmény gazdaságosan, hatékonyan és magas színvonalon végezze munkáját. A főigazgató a Szenátus állandó meghívott tagja.

Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár levéltári szakfeladatival összefüggésben az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár képviseletében – jelen szervezeti és működési szabályzata szerint – a levéltári főigazgató-helyettes eljárhat a különböző szakmai és egyetemi fórumokon (pl. Magyar Levéltárosok Egyesülete, Magyar Felsőoktatási Levéltári Szövetség, Magyar Levéltárak Vezetőinek Tanácsa stb.).

5. Az intézmény vezetése

1. Főigazgató

Feladatai:

1. Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár képviselete.
2. Éves és hosszabb távú tervek kidolgozása, a megvalósítás koordinálása, rendszeres tájékoztatás a végzett munkáról a fenntartó számára.
3. A megállapított költségvetési keretekkel és bevételekkel való gazdálkodás.
4. A SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár fejlesztését elősegítő pályázati lehetőségek kihasználása.
5. Javaslattétel a rektor és a kancellár hatáskörébe tartozó könyvtár- és levéltárfejlesztési és stratégiai ügyekben és szakmai stratégiai tervezésekben, a feladatok megvalósításának irányításában, az eredmények elemzésében.
6. A könyvtár- és levéltárhasználati és más belső szabályzatok, továbbá a szervezet, a munkarend meghatározása, ügyrendek jóváhagyása.
7. Átruházott hatáskörben az intézmény dolgozói tekintetében a munkáltatói jogkör gyakorlása.
8. a levéltári főigazgató-helyettes javaslatára és egyetértésével dönt a levéltáros munkakör betöltésére irányul munkajogviszony létesítéséről.
9. A könyvtári és levéltári munkaterületek optimalizálása és általános felügyelete.
10. Projektek és pályázatok kidolgozása, végrehajtásuk felügyelete.
11. A minőségirányítási rendszer felügyelete.

b. Főigazgató-helyettesek

1. Információs főigazgató-helyettes

A főigazgató az információs főigazgató-helyettest az Egyetem foglalkoztatási követelményrendszere alapján bízza meg.

Feladatai:

1. A könyvtári egység szolgáltatásainak stratégiai tervezésében való tevékeny közreműködés.
2. A közép- és hosszútávú tervek kidolgozásában, a könyvtári egység irányításában való közreműködés.
3. A könyvtári egység kommunikációs tevékenységének irányítása és felügyelete.
4. Az intézmény kiegyensúlyozott működési feltételeinek megteremtése, és a szolgáltatások zökkenőmentességének biztosítása.
5. Az irányítási és felelősségi területéhez kapcsolódó projektek és pályázatok előkészítése, végrehajtásának irányítása.
6. Az Olvasószolgálati Osztály, a Szakirodalmi Információs Osztály és a Különgyűjteményi Osztály tevékenységének közvetlen felügyelete, és a munkafolyamatok optimalizálása.
7. A SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár képviselete a felelősségi területének megfelelő egyetemi bizottságokban, hazai és nemzetközi szakmai szervezetekben.

ii. Általános főigazgató-helyettes

A főigazgató az általános főigazgató-helyettest az Egyetem foglalkoztatási követelményrendszere alapján bízza meg.

Feladatai:

1. A könyvtári egység szolgáltatásainak stratégiai tervezésében való tevékeny közreműködés.
2. A közép- és hosszútávú tervek kidolgozásában, a könyvtári egység irányításában való közreműködés.
3. Az irányítási és felelősségi területéhez kapcsolódó projektek és pályázatok előkészítése, végrehajtásának irányítása.
4. Az Állománygyarapítási Osztály, a Feldolgozó Osztály, a Tartalomszolgáltatási Osztály és a Szakreferensi Osztály tevékenységének általános felügyelete, az itt zajló munkafolyamatok optimalizálása.
5. A SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár képviselete a felelősségi területének megfelelő egyetemi bizottságokban, hazai és nemzetközi szakmai szervezetekben.
6. A főigazgató távollétében ellátja a főigazgató helyettesítését.

iii. Levéltári főigazgató-helyettes

A levéltári főigazgató-helyettesi megbízás pályázat útján kerül betöltésre. A kiválasztott pályázót, az Egyetem foglalkoztatási követelményrendszere alapján – a kultúráért és innovációért felelős miniszter véleményének kikérését követően – az Egyetem kancellárja bízza meg. Pályázat kiírása nélkül, vagy eredménytelen pályázati eljárás esetén ideiglenes megbízás adható, amely indokolt esetben megismételhető.

Feladatai:

1. A levéltár Kutatási Szabályzatának, ügyrendjének és a levéltárosok munkaköri leírásának elkészítése.
2. A levéltár szakmai feladatainak meghatározása, ütemezése és irányítása.
3. Az éves munkaterv, illetve az elmúlt évről szóló szakmai és gazdasági jelentés elkészítése.
4. A kutatási engedélyek elbírálása a vonatkozó jogszabályok alapján.
5. A kutatószolgálat és a szervellenőrzés megszervezése és vezetése.
6. Az Egyetem Iratkezelési Szabályzatának szakmai véleményezése.
7. Pályázatok készítése és benyújtása – az Egyetem Projektmenedzsment Igazgatóságával együttműködve – a levéltár szakmai munkájának eredményessége érdekében.
8. A levéltáros munkakör betöltésére javaslatot tesz a főigazgató részére és a levéltáros jogviszony létesítésével kapcsolatban egyetértési jogot gyakorol.
9. A levéltárosok felett közvetlen munkahelyi vezetői jogkört gyakorol.
10. A SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár képviselete a felelősségi területének megfelelő egyetemi bizottságokban, hazai és nemzetközi szakmai szervezetekben.

6. Az intézmény működése

a. Minőségirányítási rendszer

A minőségirányítási rendszer fenntartása, és annak harmonizálása az Egyetem rendszerével. A minőségirányítással megbízott vezetők feladata az intézmény minőségirányítási rendszerének felügyelete, működtetése, adminisztrációja.

b. Összdolgozói értekezlet

A munkatársak összességét vagy nagyobb részét érintő fontos kérdésekben a főigazgató vagy az érdekképviseleti szervek javaslatára, előzetesen meghatározott napirenddel összehívott értekezlet.

II. A könyvtári egység szervezete és működése

1. A könyvtári egység feladatai

A könyvtári egység feladata az Egyetem szakirodalmi és könyvtári információs ellátásának biztosítása saját gyűjteményeivel és szolgáltatásaival, eszközeivel, valamint a könyvtári rendszer más könyvtáraival együttműködve:

1. Állománygyarapítás, állományszervezés: a nyomtatott és elektronikus dokumentumok és információforrások gyarapítása az Egyetemen folyó tanulástámogatási, oktatási, kutatási, betegellátási feladatok, valamint a tudományos ismeretterjesztés igényeinek megfelelően összeállított Könyvtári Gyűjtőköri Szabályzat (3. sz. melléklet: Könyvtári Gyűjtőköri Szabályzat) szerint, valamint az állomány szakszerű feltárása.
2. Dokumentum- és információszolgáltatás: a rendelkezésre álló dokumentumok és információk elérésének biztosítása, erre alkalmas eszközök üzemeltetése, a szolgáltatásokról való megfelelő, az esélyegyenlőséget biztosító tájékoztatás.
3. Tartalomgazdai feladatok ellátása: az Egyetemhez köthető dokumentumok, tudományos publikációk, valamint tanulmányi és tudományos előmenetelhez kapcsolódó dokumentumok gyűjtése, nyilvántartása, digitalizálása, archiválása, repozitóriumok üzemeltetése, tudományos publikációk kiadásának támogatása, e- tananyagok archiválása.
4. Oktatás, felhasználóképzés a következő területeken:
   • az állomány és az információk elérése, a rendelkezésre álló eszközök és szolgáltatások megfelelő használata
   • a felhasználók kutatási, publikálási vagy tanulmányi céljainak megfelelő, adott szakterülethez kapcsolódó ismeretek,
   • a informatikus könyvtáros képzés szakmai hátterének kiegészítése, a gyakorlati oktatás egyik helyszíne.
5. Adatkezelés, -szolgáltatás és -elemzés: az egyetemi tudománymenedzsment és kutatási adatmenedzsment támogatása, részvétel döntéselőkészítési folyamatokban (az MTMT működtetése, adatszolgáltatás, tudománymetria).
6. Kapcsolódás az országos könyvtári rendszerhez és szolgáltatásokhoz, együttműködés szakmai szervezetekkel, hazai és külföldi könyvtárakkal.
7. Nyilvános   könyvtárként az Országos Dokumentumellátó Rendszer (ODR) működtetésében való részvétel.

2.  A könyvtári egység szolgáltatásai

1. Helyben olvasás.
2. Kölcsönzés, könyvtárközi kölcsönzés.
3. Saját archívumok és megvásárolt vagy előfizetett elektronikus tartalomforrások elérésének biztosítása.Általános és szakterületi információszolgáltatás, segítségnyújtás információkeresési, bibliográfiai, publikációs tevékenységhez.
4. A szakirodalmi információ-elérés lehetőségeit, módszereit és technikáját elsajátító csoportos képzések szervezése a felhasználók számára.

3.  A könyvtári egység munkaterületei

3. a. Osztályvezetők

A könyvtári egység egyes munkaterületeit az osztályvezetők irányítják. Az osztályvezetőket az Egyetem foglalkoztatási követelményrendszere alapján az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár főigazgatója bízza meg.

Feladatuk:

1. Az általuk felügyelt munkaterületek tevékenységének irányítása és felügyelete.
2. A könyvtár stratégiájának megfelelő éves tervek készítése.
3. Az egyes munkafolyamatok tervezése, koordinációja, szükséges felülvizsgálata.A munkarend és beosztások elkészítése és adminisztrációja.A szükséges belső képzések megtervezése.
4. munkaterület előző éves tevékenységének, eredményeinek elemzése, beszámoló készítése minden év január 31-ig.

3.b. Csoportvezetők

Egyes osztályokon a munkaszervezéssel kapcsolatos napi feladatokat látják el. Őket osztályvezetői javaslatra az Egyetem kancellárja által leadott jogkörben az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár főigazgatója bízza meg.

Feladatuk:

1. Adott munkacsoport feladatelosztása.
2. A feladatvégzés ellenőrzése.
3. Beosztások elkészítése és felügyelete.

4. Az osztályok feladatai

A könyvtár fő szervezeti egységei a könyvtári munkafolyamatok végzéséért felelős osztályok. E szervezeti egységek csoportokra, vagy csoportjellegű részlegekre tagolódhatnak.

a. Állománygyarapítási Osztály

Feladatai: az Egyetemen folyó oktatási és kutatási tevékenységhez szükséges dokumentumok beszerzése a Könyvtári Gyűjtőköri Szabályzat alapján; az állomány nyilvántartása; a szükséges selejtezések elvégzése; állományvédelmi feladatok ellátása.

b. Feldolgozó Osztály

Feladatai: a Könyvtár adatbázisainak gondozása, az információforrások sokoldalú feltárása, a metaadatok katalógusba szervezése; az MTMT egyetemi adminisztrációja.

c. Olvasószolgálati Osztály

Feladatai: a nyomtatott dokumentumok raktári kiszolgálása, kölcsönzés, könyvtárközi kölcsönzés, külső és belső raktárak kezelése.

d.  Szakirodalmi Információs Osztály

Feladatai: szakirodalmi és a könyvtári szolgáltatásokkal kapcsolatos személyes és online tájékoztatás, segítségnyújtás az olvasói terekben és a tájékoztató pultnál, felhasználóképzés, PR-tevékenység.

e. Tartalomszolgáltatási Osztály

Feladatai: elektronikus tartalmak előfizetése, szolgáltatásuk menedzselése, digitalizálás, egyetemi online folyóirat és e-könyv platformok, valamint intézményi repozitóriumok üzemeltetése, kutatási adatmenedzsment és publikációs tevékenység támogatása, illetve tudománymetriai feladatok ellátása.

f. Szakreferensi Osztály

Feladatai: kapcsolattartás az egyes a szakterületekkel, ezek szervezeti egységeivel, oktatóival, kutatóival, hallgatói önkormányzatával a kétirányú információáramlás biztosítása érdekében.

g. Különgyűjteményi Osztály

Feladatai: a könyvtár speciális gyűjteményeinek kezelése és szolgáltatása, hagyományos és virtuális kiállítások készítése, szervezése.

5. A könyvtári egység működése

a. Tervezés és beszámolás

A könyvtár tevékenységéről évente beszámolót készít, melyet legkésőbb a tárgyévet követő év február 28-ig megküld a felelős miniszternek, illetve honlapján nyilvánosan megjelenít. Munkáját évente készített terv szerint végzi, az egyes feladatok követése és dokumentálása erre alkalmas eszköz segítségével történik.

b. Osztályvezetői értekezlet

A főigazgató munkáját támogató konzultatív és döntés-előkészítő testület. Tagjai a főigazgató, főigazgató-helyettesek, osztályvezetők. Üléseit a főigazgató megállapított napirenddel rendszeresen összehívja. Közvetlen előkészítése az felsővezetők heti megbeszélésein történik.

Feladatai:

1. A könyvtár zavartalan működéséhez szükséges kétirányú vezetői információcsere biztosítása.
2. Javaslattétel és döntések napi szakmai, működési és gazdálkodási kérdésekben.
3. Részvétel a szakmai stratégiai tervezésekben.
4. A feladatok megvalósításának közvetlen irányítása.
5. Az eredmények elemzése.
6. Szakmai ellenőrzés.

c. Állandó vagy ideiglenes munkabizottságok

Jelentős, több munkaterületet átfogó feladatok, projektek megvalósítására, pályázati tevékenységek elvégzésére és időtartamára az osztályvezetői értekezlet tagjainak javaslata és döntése alapján létrehozott munkaközösségek. Munkájukat az adott munkaterületért felelős főigazgató-helyettes és az osztályvezetői értekezlet ellenőrzi.

6. A könyvtári egység külső kapcsolatai

Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár feladatainak jobb, magasabb színvonalú ellátása, az Egyetem könyvtári és információs érdekeinek magas szintű érvényesítése érdekében

1. szorosan együttműködik az SZTE döntéshozó testületeivel és karaival;
2. részt    vesz    országos     könyvtárügyi    szervezetek,    munkabizottságok,    szakmai egyesületek, konzorciumok munkájában;
3. kapcsolatot épít ki az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár munkájával kapcsolatban érintett országos szervezetekkel, bizottságokkal és intézményekkel;együttműködik más könyvtárakkal;
4. részt vesz az országos könyvtári szolgáltatások megtervezésében és kialakításában, a felsőoktatás és kutatás számára fontos szakirodalmi és információs rendszerekkel adatcsere kapcsolatot tart fenn.

III. A levéltári egység szervezete és működése

1. A levéltári egység feladatai

1. Alapvető feladata az Egyetem valamennyi egységében és mindazok jogelődeiben keletkezett történeti értékű irat-, fénykép- és mozgóképanyag egészének gyűjtése, őrizete és kutathatóvá tétele. Ennek érdekében felügyeli és ellenőrzi az Egyetem egységeinek iratkezelését, az Iratkezelési Szabályzat szakmai felülvizsgálatát és az irattárak állapotát és belső rendjét.
2. A nem selejtezhető köziratok teljes és lezárt évfolyamait a keletkezés naptári évétől számított tizenötödik év végéig teljes, lezárt, rendezett, dobozolt formában átveszi. A nem selejtezhető köziratok átadás-átvételének időpontjáról az átadó szervvel megállapodik. A tizenöt éven belül keletkezett közirat átvételét csak jogszabály alapján teljesíti.
3. A gyűjtőkörébe tartozó, átvett iratanyagot szakszerűen rendezi, kezeli és őrzi. A levéltári anyagról levéltári segédleteket, fond-, és állagjegyzékeket, repertóriumot, egyéb nyilvántartást készít, azokat időről-időre különböző (nyomtatott vagy internetes) formában az Egyetem támogatásával az igényeknek megfelelő példányszámban, illetve terjedelemben közzéteszi.
4. Más, hazai, illetve külföldi levéltárak birtokában lévő, az Egyetem jogelődeire vonatkozó iratok átvételét kezdeményezi, a raktári lehetőségek függvényében és a más levéltárral kötött megállapodások szerint végrehajtja.
5. Ellenőrzi az illetékességi körébe tartozó iratokat keletkeztető szervek iratainak selejtezését, és a maradandó értéket nem képviselő, selejtezésre kiválogatott iratok megsemmisítését a hozzá megküldött selejtezési jegyzőkönyv záradékolásával engedélyezi.

2. A levéltári egység szolgáltatásai

1. Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltárban őrzött, a keletkezés naptári évétől számított harminc éven túli levéltári anyagban – Ltv.-ben foglalt kivételekkel –, továbbá időbeli korlátozás nélkül abban a levéltári anyagban, amelyet már jogszerűen nyilvánosságra hoztak, vagy amelynek tartalma az adatvédelmi jogszabályok rendelkezései alapján bárki számára kutatható, a kutatni kívánt téma megjelölését tartalmazó kérelemre bármely természetes személy ingyenesen, minimum heti 20 órában kutathat és a kutatásra kiadott levéltári anyagról saját költségén másolatot készíttethet.
2. Általános és szakterületi tájékoztatás a keresett tárgyra vonatkozó adatokat tartalmazó levéltári anyagokról.
3. Az őrzött iratanyag tudományos, oktatási, levéltár-pedagógiai célú felhasználásának biztosítása.
4. Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár az őrizetében lévő levéltári anyagról hiteles másolatot vagy tartalmi kivonatot ad ki, a mindenkor hatályos egyetemi, állományvédelmi és adatvédelmi szabályok figyelembevételével.

3. A levéltári egység munkaterületei

1. Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár munkatársai a Kutatási Szabályzat alapján végzett kutatótermi szolgálatot biztosítanak.
2. Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár munkatársai a levéltári szakmai munkáját végzik, úgymint: levéltári iratok átvétele, kezelése, rendezése, őrzése, állományvédelmi munkái.
3. Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár munkatársai a feldolgozott levéltári anyagban tudományos kutatást végeznek, amely elsősorban a Szegedi Tudományegyetem, illetve jogelőd szerveinek történetére, valamint a kiemelkedő tudományos, művészeti vagy pedagógiai eredményeket elérő oktatók munkásságának feltárására irányul.
4. Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár munkatársai az egyetem hallgatói, oktatói számára levéltárlátogatást biztosítanak, szükség esetén levéltárhasználati oktatást tartanak az őrzött iratanyag tekintetében.

4. A levéltári egység működése

1. Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár a tárgyévet megelőző év október 15-éig munkatervet, a tárgyévet követő év február 28-áig beszámolót készít a szakfelügyelői jelentés figyelembevételével, melyeket jóváhagyásra benyújt a fenntartónak. A fenntartó által jóváhagyott dokumentumokat egy példányban tájékoztatásul megküldi a vezető szakfelügyelőnek.
2. Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár illetékességébe tartoznak a Szegedi Tudományegyetem valamennyi oktatási, tudományos, gazdasági, kulturális és szociális szervezeti egységében és mindazok jogelődeiben keletkezett történeti értékű iratok, ezen belül az egyetemi és főiskolai tanácsülések jegyzőkönyvei, a hallgatói anyakönyvek, tanulmányi nyilvántartások, továbbá mindazon dokumentumok, amelyeket az Egyetemre vonatkozó Iratkezelési Szabályzat szerint levéltárban kell elhelyezni. Az érintett szervezeti egységek felsorolását a 4. számú melléklet tartalmazza.
3. Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár a minősített adatokat tartalmazó iratokat darabszintű átadás-átvételi jegyzékkel veszi át.
4. Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár gyűjtőköre (5. sz. melléklet) az illetékességi körén kívül kiterjed minden olyan maradandó értékű magániratra (pl. professzori tudományos levelezések, naplók, kitüntetések stb.), amely a levéltár őrizetében lévő levéltári anyaghoz illeszkedik, annak forrásértékét gazdagítja.Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár az őrzésében lévő levéltári anyag forrásértékének gazdagítása céljából a maradandó értékű magániratot megvásárolhatja, ajándékként elfogadhatja, ingyenes letétként megőrizheti, gyűjtőköréhez igazodóan más közgyűjteménytől átveheti vagy a más tulajdonában vagy birtokában őrzött levéltári anyagról tartós levéltári megőrzést lehetővé tevő technikával másolatot készíttethet, és azt állományába veheti.
5. Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár kutatás feltételeit a törvényi keretek figyelembevételével saját hatáskörben Kutatási Szabályzatban (6. sz. melléklet) szabja meg.
6. Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár az őrizetében lévő levéltári anyagban kutatást végző személy részére – a kutatás megkezdése előtt – látogatói jegyet ad ki. A látogatói jegy kiadásakor a közlevéltár nyilvántartásba veszi a kutató természetes személyazonosító adatait és lakcímét.

5. A levéltári egység külső kapcsolatai

1. Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár jó szakmai kapcsolatok kialakítására és fenntartására törekszik más hazai és külföldi, egyházi és világi levéltárakkal egyaránt, valamint levéltáros szervezetekkel és egyesületekkel.
2. A hatékonyabb és magasabb szintű szakmai munka és a különböző levéltárak közötti együttműködés szorosabbá tétele érdekében tagja a Magyar Felsőoktatási Levéltári Szövetségnek (MFLSZ), a levéltárosok pedig a Magyar Levéltárosok Egyesületének (MLE) keretében vehetnek részt szakmai továbbképzéseken.

Záró rendelkezések

A jelen Szabályzat 2025. június 1. napján lép hatályba. A Szabályzat a következő linken érhető el folyamatosan:

https://www.ek.szte.hu/kezdooldal/rolunk/a-konyvtarrol/dokumentumok/szervezeti-es- mukodesi-szabalyzat.

Jelen Szabályzat hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a Szegedi Tudományegyetem Klebersberg Kuno Könyvtár, valamint a Szegedi Tudományegyetem Szaklevéltár szervezeti és működési szabályzata.

A szabályzat a Szegedi Tudományegyetem minden polgára előtt nyitott és megismerhető. A szabályzat szükséges mértékű ismerete az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltárban dolgozók munkaszerződése aláírásának feltétele.

Kelt: Szeged, 2025. június 1.

Dr. Nagy Gyula s. k.

főigazgató

Mellékletek

1. sz. melléklet

Az   SZTE   Klebelsberg    Könyvtár   a   2004.    december   9.-től    megvalósult    integráció következtében jogutódja az alább felsorolt könyvtáraknak:

Központi könyvtár:

Szegedi Tudományegyetem Egyetemi Könyvtár

Kari könyvtárak:

Általános Orvostudományi Kar Könyvtára Állam- és Jogtudományi Kar Könyvtára Gazdaságtudományi Kar Könyvtára Gyógyszerésztudományi Kar Könyvtára
Juhász Gyula Tanárképző Főiskolai Kar Könyvtári Központ Mezőgazdasági Kar Könyvtára
Szegedi Élelmiszeripari Főiskolai Kar Könyvtára Zeneművészeti Főiskolai Kar Könyvtára

Intézeti és tanszéki könyvtárak:

a Bölcsészettudományi Kar könyvtárai

Angol-Amerikai Intézet Könyvtára
Angoltanár-képző és Alkalmazott Nyelvészeti Tanszék Könyvtára
Germán Filológiai Intézet Könyvtára
Magyar Nyelvészeti Tanszék Könyvtára Finnugor Tanszék Könyvtára
Általános Nyelvészeti Tanszék Könyvtára
Magyar Irodalomtörténeti Tanszékek Könyvtára
Médiatudományi Tanszék Könyvtára
Összehasonlító Irodalomtudományi Tanszék Könyvtára
Francia Nyelvi és Irodalmi Tanszék Könyvtára
Olasz Nyelvi és Irodalmi Tanszék Könyvtára
Hispanisztika Tanszék Könyvtára
Altajisztika Tanszék Könyvtára
Néprajzi Tanszék Könyvtára
Vallástudományi Tanszék Könyvtára
Pedagógia-Pszichológiai Intézet Könyvtára
Szláv Intézet Könyvtára

a Természettudományi Kar könyvtárai

Biofizikai Tanszék
Elméleti Fizikai Tanszék
Kísérleti Fizikai, Optikai és Kvantumelektronikai Tanszék
Ásványtani, Geokémiai és Kőzettani Tanszék
Éghajlattani és Tájföldrajzi Tanszék
Földtani és Őslénytani Tanszék
Földrajzi Tanszékek Könyvtára
Alkalmazott és Környezeti Kémiai Tanszék
Fizikai Kémiai Tanszék
Kolloidkémiai Tanszék
Szerves Kémiai Tanszék
Szervetlen és Analitikai Kémiai Tanszék
Szilárdtest és Radiokémiai Tanszék Könyvtára

a Juhász Gyula Tanárképző Főiskolai Kar könyvtárai

Alkalmazott Társadalomismereti Tanszék Könyvtára
Angol Tanszék Könyvtára
Biológia Tanszék Könyvtára
Ének-zene Tanszék Könyvtára
Fizika Tanszék Könyvtára
Földrajz Tanszék Könyvtára
Francia Nyelv és Irodalom Tanszék Könyvtára
Kémia Tanszék Könyvtára
Magyar Irodalom Tanszék Könyvtára
Magyar Nyelvi Tanszék Könyvtára
Matematika Tanszék Könyvtára
Neveléstudományi Tanszék Könyvtára
Német Nyelv és Irodalom Tanszék Könyvtára
Olasz Nyelv és Irodalom
Orosz Nyelv és Irodalom Tanszék Könyvtára
Pszichológia Tanszék Könyvtára
Román Nyelv és Irodalom Tanszék Könyvtára
Szlovák Nyelv és Irodalom Tanszék Könyvtára
Technika Tanszék Könyvtára
Testnevelési és Sporttudományi Intézet Könyvtára
Történettudományi Tanszék Könyvtára

Az SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár a 2025. június 1. napján megvalósult újabb integráció következtében jogutódja az alább felsorolt egységeknek:

Szegedi Tudományegyetem Klebelsberg Kuno Könyvtára
Szegedi Tudományegyetem Egyetemi Levéltár

2.  sz. melléklet

Könyvtárhasználati Szabályzat

3.  sz. melléklet

Könyvtári Gyűjtőköri Szabályzat

4.  sz. melléklet

A levéltár illetékességéhez tartozó szervezeti egységek

Az Egyetem jogelődjei:

1872–1881 Kolozsvári Tudományegyetem (Kolozsvár)
1881–1919 Ferencz József Tudományegyetem (Kolozsvár)
1921–1940 Ferencz József Tudományegyetem (Szeged)
1940–1945 Magyar Királyi Horthy Miklós Tudományegyetem
1945–1962 Szegedi Tudományegyetem
1962–2000 József Attila Tudományegyetem
2000– Szegedi Tudományegyetem

Az Egyetem karai és azok jogelődjei:

Állam- és Jogtudományi Kar (1872–)

Szent-Györgyi Albert Orvostudományi Kar

1872–1951 Általános Orvostudományi Kar
1951–1987 Szegedi Orvostudományi Egyetem
1987–2000 Szent-Györgyi Albert Orvostudományi Egyetem
2000–2021 SZTE Általános Orvostudományi Kar
2021-től SZTE Szent-Györgyi Albert Orvostudományi Kar

Bölcsészet- és Társadalomtudományi Kar

1872–2018 SZTE Bölcsészettudományi Kar (1872–2018)
2018-tól SZTE Bölcsészet- és Társadalomtudományi Kar

Egészségtudományi és Szociális Képzési Kar

1938–1973 Állami Ápoló- és Védőnőképző Intézet
1973–1989 Szegedi Védőnőképző Iskola
1989–2000 SZOTE Főiskolai Kar
2000–2006 SZTE Egészségügyi Főiskolai Kar
2006-tól SZTE Egészségtudományi és Szociális Képzési Kar

Mérnöki Kar

1962–1970 Felsőfokú Élelmiszeripari Technikum
1970–1986 Élelmiszeripari Főiskola
1986–1998 Kertészeti és Élelmiszeripari Egyetem Élelmiszeripari Főiskolai Kar
1998–1999 JATE Szegedi Élelmiszeripari Főiskolai Kar
2000–2006 SZTE Élelmiszeripari Főiskolai Kar
2006-tól SZTE Mérnöki Kar

Gazdaságtudományi Kar

1995–1999 Közgazdaságtani Tanszékcsoport
2000-től SZTE Gazdaságtudományi Kar

Gyógyszerésztudományi Kar (1957-)

Juhász Gyula Pedagógusképző Kar

1873–1918 Állami Polgári Iskolai Tanítóképző Intézet – Paedagogium (Budapest)
1873–1898 Állami Polgári Iskolai Tanítónőképző Intézet
1898–1918 Erzsébet Nőiskola (Budapest)
1918–1928 Állami Polgári Iskolai Tanárképző Főiskola – Paedagogium (Budapest)
1918–1928 Állami Polgári Iskolai Tanárnőképző Főiskola – Erzsébet Nőiskola (Budapest)
1887–1949 Apponyi Kollégium (Budapest)
1928–1947 Állami Polgári Iskolai Tanárképző Főiskola (Szeged)
1947–1962 Állami Pedagógiai Főiskola (Szeged)
1962–1973 Szegedi Tanárképző Főiskola
1973–2000 Juhász Gyula Tanárképző Főiskola
2000–2006 SZTE Juhász Gyula Tanárképző Főiskolai Kar
2006-tól Juhász Gyula Pedagógusképző Kar

Mezőgazdasági Kar (Hódmezővásárhely)

1961–1972 Felsőfokú Mezőgazdasági Technikum
1972–1979 Szegedi Élelmiszeripari Főiskola Állattenyésztési Kara
2000–2006 SZTE Mezőgazdasági Főiskolai Kar
2006-tól SZTE Mezőgazdasági Kar

Természettudományi és Informatikai Kar

1872–2007 Természettudományi Kar
2007-tól Természettudományi és Informatikai Kar

Bartók Béla Művészeti Kar

1838–1880 Hangászat-oskola
1880-1900 Szeged Városi Zenede
1900–1907 Szeged-városi Zeneiskola
1907–1932 Szegedi Állami Segélyezett Városi Zeneiskola
1932–1933 Szeged Városi Zeneiskola
1933–1947 Szeged Szabad Királyi Város „Liszt Ferenc” Zeneiskolája
1947–1952 Szegedi Állami Zenekonzervatórium
1952–1966 Szegedi Állami Zeneművészeti Szakiskola
1966–1990 Liszt Ferenc Zeneművészeti Főiskola Ének és Zeneiskolai Tanárképző Intézet Szegedi Tagozata
1990–1998 Konzervatórium
1998–2000 Szegedi Felsőoktatási Szövetség József Attila Tudományegyetem Szegedi Konzervatóriuma
2000–2003 SZTE Zeneművészeti Konzervatórium
2003–2019 SZTE Zeneművészeti Főiskolai Kar
2019-től SZTE Bartók Béla Művészeti Kar

Centrumok:
Dél-alföldi Agrártudományi Centrum

Központi hivatalok:
Rektori Kabinet Iroda Gazdasági Főigazgatóság
Stratégiai és Fejlesztési Főigazgatóság Kancellári Kabinet
Szent-Györgyi Albert Klinikai Központ

Központi oktatási egységek:

Idegennyelvi Kommunikációs Intézet

SZTE Báthory István Gyakorló Gimnázium és Általános Iskola

gimnázium:

1955–1956 Állami Általános Gimnázium
1956–1957 Ságvári Endre Általános Gimnázium
1958–2015 Ságvári Endre Gyakorló Gimnázium
2015–2024 SZTE Gyakorló Gimnázium és Általános Iskola
2024-től SZTE Báthory István Gyakorló Gimnázium és Általános Iskola

általános iskola:

1958–2015 Ságvári Endre Gyakorló Általános Iskola
2015–2024 SZTE Gyakorló Gimnázium és Általános Iskola
2024–től SZTE Báthory István Gyakorló Gimnázium és Általános Iskola

SZTE Juhász Gyula Gyakorló Általános és Alapfokú Művészeti Iskolája, Napközi Otthonos Óvodája

1929–1996 Juhász Gyula Tanárképző Főiskolai Kar 1. sz. Gyakorló Általános Iskola
1962–1996 Juhász Gyula Tanárképző Főiskolai Kar 2. sz. Gyakorló Általános Iskola
1996–2003 Juhász Gyula Tanárképző Főiskolai Kar Gyakorló Általános Iskola
2003–tól SZTE Juhász Gyula Gyakorló Általános és Alapfokú Művészeti Iskolája, Napközi Otthonos Óvodája

SZTE Kossuth Zsuzsanna Technikum és Szakképző Iskola (2019–)

SZTE Vántus István Gyakorló Zeneművészeti Szakközépiskola (2004–2024)

Központi szolgáltató egységek:

Doktori Intézet
SZTE Tanárképző Központ
SZTE Felnőttképzési Központ
SZTE Junior Akadémia
Szegedi Tudományegyetem Frankofón Egyetemi Központ
SZTE Karrier Iroda
Életvezetési Tanácsadó Központ Közoktatási Vezetőképző és Továbbképző Intézet
Interdiszciplináris Fotonikai Koordinációs Központ
Interdiszciplináris Kutatásfejlesztési és Innovációs Kiválósági Központ
Természetes Vegyületek Interdiszciplináris Központ
Interdiszciplináris Tudásmenedzsment Kutatóközpont
MOL Kutatásszervezési Koordinációs Központ
IKT és Társadalmi Kihívások Központ
József Attila Tanulmányi és Információs Központ (2004-2023)
SZTE Klebelsberg Könyvtár és Levéltár
Idegennyelvi Kommunikációs Intézet
Füvészkert
Szegedi Tudományegyetem Konfuciusz Intézet
Szegedi Tudományegyetem Munkavállalói Tanács Iroda
EHÖK Iroda
Sportközpont
SZTE Szakképzési Vizsgaközpont

Központi igazgatási egységek:

Beszerzési Igazgatóság
Informatikai és Szolgáltatási Igazgatóság
Műszaki Igazgatóság
Logisztikai Központ
Belső Ellenőrzési Osztály
Oktatási Igazgatóság
Nemzetközi és Közkapcsolati Igazgatóság
Innovációmenedzsment Egység
Stratégiai Menedzsment Igazgatóság
Projektmenedzsment Igazgatóság
Humánpolitikai Igazgatóság
Jogi és Igazgatási Igazgatóság

Kollégiumok:

Eötvös Loránd Kollégium (1931–)
Herman Ottó Kollégium (1972–)
Károlyi Mihály Kollégium (1986–)
Móra Ferenc Szakkollégium (1964–)
Öthalmi Diáklakások (1997–)
SZAOK Apáthy István Kollégiuma
SZAOK id. Jancsó Miklós Kollégiuma
ETSZK Béke Utcai Kollégium (1991–)
ETSZK Madzsar József Kollégium (1993–)
GYTK Semmelweis Ignác Kollégiuma (1962–)
JGYPK Teleki Blanka Kollégiuma (1963–)
MGK Kari Kollégiuma (1967–)
MK Kari Kollégiuma (1967–)
Tavasz Utcai Kollégium (2024–)

Szociális ellátási egységek:

SZTE SZAKK Családorvosi Intézet és Rendelő
Fonyódi SZTE Alapítványi Üdülő
SZTE Nővérszálló
SZTE Ásotthalmi Vendégház
SZTE Balatonboglári Üdülő
SZTE Borsika Napterasz (abasári üdülő)

5. sz. melléklet

Levéltári Gyűjtőköri Szabályzat

6. sz. melléklet

Levéltári Kutatási Szabályzat